DQS Czech s.r.o. - Define Quality System - Certifikace ISO

Adresa:
Riegrova 196 
Kralupy nad Vltavou
Telefon:
+420 604 435 234
+420 605 224 700

3/ Certifikační proces

3.1 Podání žádosti k certifikaci systému řízení

Certifikační procedura začíná podnětem klienta o audit systému managementu vydáním jeho vlastní objednávky nebo žádosti DQS Czech s.r.o. (formulář žádosti) u certifikačního orgánu - DQS Czech s.r.o. Základní informace o způsobu podání žádosti, o podmínkách auditu/posouzení a následné certifikaci získá klient buď z nabídky DQS Czech s.r.o. nebo od zástupce DQS Czech s.r.o.. při prvním (vstupním) jednání, případně seznámením se (předáním) s tímto dokumentem. Při prvním/akvizičním jednání obdrží klient, pokud si vyžádá, formulář žádosti k certifikaci. Žádost obsahuje základní identifikační údaje o klientovi a informace a údaje týkající se rozsahu činností, které chce klient prověřit/hodnotit a certifikovat.

Přílohou žádosti je "Dotazník", který také umožní klientovi získat přehled o vyžadovaných certifikačních kritériích, které bude povinen ještě před zahájením vlastní certifikace dořešit. Vyplnění dotazníku a provedení vyžadovaných opatření by mělo sloužit klientovi i DQS Czech s.r.o. k získání přehledu o své/jeho připravenosti a mělo by mu ušetřit náklady spojené s prodloužením celého procesu.

Vyplněnou Žádost k certifikaci (včetně všech příloh specifikovaných v žádosti a stanovení předpokládaného termínu zahájení certifikační procedury) předá klient osobně pracovníkům DQS Czech s.r.o. nebo zašle na adresu certifikačního orgánu DQS Czech s.r.o. V případě zjištění věcných nebo formálních nedostatků vrací DQS Czech s.r.o. Žádost klientovi k doplnění, u nedostatků objednávky oznámí písemně klientovi své připomínky (s požadavkem na uplatnění/využití typizovaného formuláře žádosti a dotazníku).

3.2 Registrace žádosti

Po splnění všech náležitostí je klientovi přiděleno tzv. registrační číslo/pozice jako jeden ze základních identifikačních znaků, který bude využíván při dalším styku/jednání se klientem při certifikačním procesu. O zaregistrování žádosti bude klient informován písemně/faxem do 14-ti dnů ode dne registrace.

3.3 Smlouva o kontrolní činnosti

V návaznosti na termín připravenosti k auditu, který navrhuje klient v rámci žádosti k certifikaci, zařadí DQS Czech s.r.o. klienta do "Programu/plánu certifikace". Na základě tohoto programu s přihlédnutím k připravenosti klienta k auditu (v termínu navrženém klientem) vypracuje DQS Czech s.r.o.. návrh "Smlouvy o kontrolní činnosti" a současně navrhne s ohledem na nezávislost vůči klientovi vedoucího auditora . Návrh smlouvy zasílá DQS Czech s.r.o. klientovi. Pokud by došlo v průběhu certifikační procedury k jakýmkoli změnám oproti Smlouvě o kontrolní činnosti, musí být veškeré změny provedeny písemně formou dodatků smlouvy, případně vypracováním nové smlouvy (při současném ukončení původní smlouvy) po oboustranném přezkoumání a schválení DQS Czech s.r.o. a klientem.

Smlouva o kontrolní činnosti obsahuje zejména:
  • náplň, rozsah kontrolní činnosti
  • místa a organizační činnosti, které budou prověřovány
  • termíny auditu
  • normy a dokumenty, jimž má systém manageentu klienta odpovídat
  • smluvní cenu za audit a certifikační činnost (včetně ročních poplatků)
  • předpokládané termíny dozorových auditů (pokud není v Dodatku smlouvy o kontrolní činnosti)
  • pracovní jazyk prověrky jakosti
  • ustanovení o důvěrnosti
  • smlouva se vztahuje na celou proceduru tj.v případě certifikačních auditů na oba stupně
  • a certifikační činnost i dozorovou činnost

Provádění dozorových auditů je zahrnuto v pravidelných ročních poplatcích držitelů certifikátů. Dozorová činnost je zpravidla zahrnuta ve "Smlouvě o kontrolní činnosti". Další mimořádné akce jsou hrazeny na základě uzavřené příslušné smlouvy. Klient je oprávněn odstoupit od smlouvy, pokud nemá zájem na pokračování certifikačního výkonu prováděného DQS Czech s.r.o. při dodržení a respektovánívšech ustanovení smlouvy. Certifikační orgán DQS Czech s.r.o. pak vyfakturuje klientovi případná dílčí plnění. Certifikační orgán je oprávněn odstoupit od smlouvy a vyfakturovat klientovi případná dílčí plnění včetně penále, pokud klient nezaplatí řádně a včas sjednanou úhradu, respektive její část, nebo neposkytne-li mu klient ve lhůtě stanovené certifikačním orgánem vyžádané dokumenty, údaje a informace pro posouzení splnění certifikačních kriterií, nebo není-li prověřovaný klient připraven k auditu 2.stupně do 1 roku od převzetí zprávy 1.stupně. V případě, že z viny klienta nedojde do 3 měsíců od data předání návrhu Smlouvy o kontrolní činnosti k jejímu uzavření nebo jestliže z viny klienta nedojde k prověření dokumentace QMS, nebo nezaplatí-li klient zálohu, certifikační orgán celý případ certifikace ukončí.

3.4 Sestavení týmu auditorů

Na každou zakázku/pozici určí vedoucí certifikačního orgánu vedoucího auditora. Pokud je vedoucí auditor akceptován klientem, obdrží potřebné informace a podklady. Základní podmínkou vedoucího auditora, auditorů (i tech. expertů) je nezávislost na prověřovaném klientovi a kvalifikace. Pro odborné posuzování jednotlivých technologií a specifických oblastí (při specifických činnostech klienta nebo v případě, že certifikační orgán nemá vlastní kvalifikované pracovníky) jsou vybíráni externí pracovníci - tech. experti z databáze DQS Czech s.r.o. Pokud má klient výhrady nebo nesouhlasí-li s takto navrženou prověrkovou skupinou, uplatní klient své námitky písemně. Potom provede vedoucí auditor ve spolupráci s manažerem jakosti, případně s ředitelem certifikačního orgánu příslušnou změnu, je-li to možné. Pokud by ani poté nedošlo k souhlasu klienta, je postupováno dle bodu 8. této všeobecné informace- stížnosti, odvolání. Prověrková skupina může být po dohodě certifikačního orgánu se klientem doplněna i dalšími osobami pokud bude potřeba - zástupci klienta, pracovníky ČIA, pozorovateli. Tyto osoby však nesmí zasahovat nebo ovlivňovat vlastní audit.

3.5 Audit

Certifikační audit se zpravidla dělí na 2 části : audit 1.stupně (zaměřený na dokumentaci systému) a audit 2. stupně (vlastní audit fungování systému řízení Způsob auditu 1.stupně musí vedoucí auditor dohodnout klientem předem, v návaznosti na Smlouvu o kontrolní činnosti. Jsou možné dva způsoby provedení:

1/ Zasláním dokumentace QMS do DQS Czech s.r.o. a dohodnutím termínu projednání "zprávy z auditu 1. stupně " při návštěvě zástupce klienta v DQS Czech s.r.o. ( možno jen u malých organizací)
2/ Přímo na místě stanoveném klientem

Audit dokumentace bude zahájen dle odsouhlaseného plánu. Vedoucí auditor nebo ustanovená prověrková skupina prověří a posoudí zaslanou/předloženou dokumentaci systému z hlediska úplnosti, správnosti a její návaznosti (struktury) s ohledem na rozsah a požadavky příslušné systémové normy a deklarovaným politikám a činnosti, výrobky a procesy zahrnuté do Systému managementu (SM) klienta.

Rozsah a podrobnost postupů, které jsou součástí SM musí záviset na složitosti práce, na používaných metodách, dovednostech a potřebném výcviku pracovníků klienta, kteří činnosti provádějí. Prověřovanou dokumentací se rozumí Příručka jakosti, veškeré dokumenty tzv. druhé vrstvy (směrnice, řády, instrukce, tech.-org. postupy apod.) a vybrané dokumenty třetí vrstvy (pracovní, kalibrační, kontrolní, montážní aj. postupy).

Jestliže toto přezkoumání ukáže, že postupy systému jakosti, respektive dokumentace SM neodpovídá požadavkům certifikačních kriterií, bude vystavena příslušná "Neshoda" nebo případně bude audit 1.stupně přerušen a dokumentace bude vrácena klientovi k dopracování spolu s termínem pro její zpřesnění a doplnění/přepracování - s maximální lhůtou do 2 měsíců. Po ukončení/přerušení auditu 1.stupně SM zpracuje vedoucí auditor Zprávu z auditu 1.stupně.

Zpráva se zpracovává ve dvojím vyhotovení a musí obsahovat předběžný závěr o tom, zda klient má či nemá dostatečně dokumentován SM a způsob plnění certifikačních kriterií. Zpráva se vždy projedná se klientem, buď v DQS Czech s.r.o. nebo přímo na místě u klienta. Klient má možnost proti obsahu nebo závěru zprávy písemně uplatnit námitky dle bodu 8. této informace - stížnosti, odvolání. Zpráva z auditu 1.stupně je následně projednána v rámci certifikačního orgánu a je podkladem pro přípravu auditu 2.stupně.

Vedoucí auditor ještě provede v 1. fázi certifikační procedury pohovor s vrcholovým vedením, vedený zpravidla formou prezentace řízení, aby zjistil a prověřil zapojení a přístup řízení do systému, vize a záměry organizace, podmínky v nichž podniká a koncepci politiky a cílů , systém procesů a zejména závazek a osobní angažovanost vrcholového vedení k rozvoji a zlepšování příslušného SM.

Z věcného a časového hlediska se provede při auditu 1. stupně informativní prohlídka pracovišť (je-li to účelné) a zpracování "Plánu auditu 2. stupně " . Předáním zpráv klientovi a jejich projednáním je ukončena etapa auditu 1.stupně a prezentace řízení.

Současně s předložením a projednáním zprávy z auditu 1.stupně a zejména jsou-li v dokumentaci nebo jiné nedostatky odstranitelné do 2 měsíců, dohodne vedoucí auditor se Klientem předběžný termín zahájení auditu 2.stupně "realizace systému řízení ". Není-li tento termín stanoven již při předání zprávy z auditu 1.stupně , musí klient svoji připravenost k auditu 2.stupně oznámit certifikačnímu orgánu písemně nejpozději do 3 měsíců od převzetí zprávy z auditu 1.stupně. Audit 2.stupně bude zahájen do 1 měsíce od doručení písemného sdělení klienta, obsahující prohlášení klienta o připravenosti k auditu 2.stupně a odstranění případných nedostatků v dokumentaci.

Před zahájením auditu 2.stupně předloží a projedná vedoucí auditor s klientem návrh na složení prověrkové skupiny, pokud tak již neučinil v souvislosti s auditem 1.stupně . Vedoucí auditor dále projedná a dohodne se klientem organizační, termínové a věcné podrobnosti pro audit SM tak, aby mohl zpracovat Plán auditu .

Plán auditu musí zahrnovat zejména:
  • název, sídlo klienta
  • cíl, rozsah auditu dle systémové normy
  • identifikaci auditorů
  • datum a místo konání prověrky jakosti
  • identifikaci procesů a organizačních jednotek/útvarů, které mají být prověřeny
  • předpokládaný začátek a dobu trvání každé hlavní činnosti při prověrce
  • rozvrh jednání s vrcholovým vedením klienta

Plán auditu je možné zpracovat po dohodě se klientem a pokud je to časově a fyzicky možné, bezprostředně po ukončení auditu 1.stupně na místě, pokud se ve této zprávě , respektive v jejím závěru konstatuje, že dokumentace vyhovuje certifikačním kriteriím.

Klient, resp. odpovědný zástupce klienta musí plán auditu schválit (podpisem, faxem, případně telefonicky) a veškeré nejasnosti a námitky musí být vyřešeny před zahájením auditu.

Podle stanoveného plánu vedoucí auditor zahájí audit na úvodní schůzce zpravidla s vrcholovým vedením klienta. Na prvním jednání se provede/projedná zejména:
  • představení prověrkové skupiny
  • potvrzení cíle, rozsahu auditu a systémové normy
  • upřesnění plánu auditu (došlo-li k dílčím změnám, na požadavek klienta)
  • identifikace odpovědných pracovníků klienta, kteří mají přímou odpovědnost za danou oblast auditu
  • zajištění průvodců
  • potvrzení důvěrnosti informací z prověrky jakosti
  • rozvrh jednání s vrcholovým vedením klienta
  • způsob podávání zjištění, resp. zpráv z prověrky jakosti
  • dodržování bezpečnostních opatření
  • dosažitelnost veškeré dokumentace SM
  • možnost využití samostatné kancelářské prostory pro práci certifikačního orgánu

Podle okolností, v případě změn, má vedoucí auditor po prvním jednání právo na vyžádání uzavřené porady auditorů (max.1 hodinu).

Audit fungování systému řízení na místě tvoří nejdůležitější část certifikační procedury. Jednotliví auditoři pod vedením vedoucího auditora musí systematicky zkoumat, zda klientovi činnosti , procesy a s nimi spojené výsledky jsou v souladu s plánovanými záměry a zda se tyto záměry realizují efektivně a jsou vhodné pro dosažení klientem stanovených cílů.

Za tím účelem auditoři musí:
  • shromažďovat a analyzovat zjištění a důkazy, které se týkají procesů prověřovaného systému řízení které musí být dostatečné pro formulování jednoznačných závěrů
  • shromažďovat důkazy pohovory se zástupci klienta, zkoumáním dokumentace a zjišťováním činností a podmínek v daných oblastech auditu
  • předložit výsledky a zjištění z auditu jasně a přesvědčivě formulované, bez zbytečného zpoždění a způsobem, stanoveným na prvním jednání

Při tom auditoři zjišťují, zda klient splňuje všeobecná kriteria uvedená v příslušné systémové normě ISO, případně i další kriteria a zda má klient předpoklady k jejich trvalému plnění. V průběhu auditu musí klient umožnit auditorům přístup do všech prostorů a ke všem potřebným informacím, které souvisejí s prověřovanou činností/oblastí systému řízení . Auditoři musí dodržovat příslušná bezpečnostní opatření a dodržovat ujednání o důvěrnosti případných utajovaných skutečností a informací. Na žádost auditora je klient povinen prakticky a detailně předvést způsob plnění certifikačních kriterií. V případě, kdy klient neposkytuje v průběhu auditu na místě potřebnou a dohodnutou součinnost, je vedoucí auditor oprávněn audit přerušit případně ukončit. Vždy musí tuto skutečnost projednat s oprávněným zástupcem klienta a zaznamenat do Zprávy z auditu . Nebo jestliže se klient z jakýchkoli důvodů rozhodne v certifikačním procesu nepokračovat, je certifikační audit ukončen (Zpráva o auditu systému), dokumentace vrácena klientovi (byla-li zapůjčena) a na základě odstoupení od smlouvy ze strany klienta nebo ze strany certifikačního orgánu je provedeno DQS Czech s.r.o. vyúčtování vzniklých nákladů.

Neshody s certifikačními kritérii (závažné, méně závažné) zjištěné v průběhu auditu jsou auditory průběžně zaznamenávány do zprávy z auditu. Tu vedoucí auditor přezkoumá, utřídí jednotlivé neshody podle významu a rozhodne/potvrdí kategorii neshody. Rozhodnutí o kategorizaci neshody je důležitou součástí auditu a certifikační činnosti. Pokud je při posouzení udělena jakákoli neshoda, certifikát není certifikačním orgánem vydán. Vedoucí auditor se při rozhodování o kategorii neshody řídí interním nařízením DQS Czech s.r.o.

Záznamy o neshodách projedná vedoucí auditor za účasti auditorů se zástupcem klienta (případně za účasti i pracovníků klienta odpovědných za příslušné činnosti nebo oblast systému managementu), který by měl neshodu/zprávu uznat a podepsat. Hlavním účelem projednání je prezentování zjištění/neshod auditory takovým způsobem a formou, aby klient zjištění/neshody uznal a bylo zřejmé, že výsledkům auditu jasně porozuměl. Záznamy o neshodě slouží k navržení/stanovení opatření k nápravě (včetně termínu a odpovědné osoby) klientem a rovněž slouží pro certifikační orgán při následném ověření a zaznamenání, že opatření k nápravě bylo realizováno a je účinné. Projednání Záznamů o neshodě se provádí způsobem stanoveným na prvním jednání (zpravidla se na operativní schůzce každé ráno zhodnotí výsledky auditu z předchozího dne), vždy před vlastním závěrečným projednáním Zprávy o auditu systému řízení s vrcholovým vedením klienta.

3.6 Zpracování závěrečné zprávy z auditu systému řízení

Po ukončení auditu 2.stupně vedoucí auditor společně s auditory (tech. experty) přezkoumá veškerá zjištění a neshody s certifikačními kritérii zjištěné v průběhu auditu, utřídí jednotlivé neshody podle významu (závažné, méně závažné resp. neshody, nedostatky a doporučení ke zlepšení) a zpracuje ve dvou vyhotoveních (pro DQS Czech s.r.o. a klienta) Zpráva o auditu systému managementu.

Zpráva z auditu musí obsahovat:
  • náplň, rozsah a cíle auditu
  • identifikaci klienta, data prověrky, identifikaci vedoucího auditora, auditorů, představitelů/zástupců klienta
  • identifikaci referenčních dokumentů podle nichž byla prověrka provedena (norma na QMS, Příručka jakosti, apod.)
  • le situace - přehled zjištěných neshod
  • posudek prověrkové skupiny, do jaké míry splňuje klient příslušnou normu a související dokumentaci SM
  • posouzení schopnosti systému řízení dosahovat stanovených cílů
  • doporučení vydat/nevydat certifikát
  • termín, rozsah následného prověření systému řízení certifikačním orgánem zejména v případě, byly-li zjištěny závažné neshody s certifikačními kritérii
  • seznam příloh, jsou li

Zpráva o auditu systému managementu, který obsahuje důvěrné nebo zákonem chráněné informace, musí být certifikačním orgánem i klientem vhodně a přiměřeně ochraňován. Veškeré dokumenty o prověrce systému řízení musí klient uchovávat/archivovat minimálně po dobu platnosti certifikátu - zpravidla 3 roky, pokud není smluvně stanoveno jinak. Certifikační orgán se řídí interním předpisem DQS Czech s.r.o. Zprávu o auditu systému řízení zpracuje vedoucí auditor na místě u klienta, pokud není dohodnuto jinak nebo nebrání-li tomu jiné překážky. Zpráva o auditu systému řízení musí být předán klientovi nejpozději do 2 týdnů od fyzického ukončení auditu systému řízení na místě.

Vedoucí auditor plně odpovídá za věcnou správnost a úplnost zprávy z auditu systému managementu. Formální chyby zjištěné ve zprávě o auditu systému řízení může vedoucí auditor opravit i po jejím vydání. Každou opravu však musí parafovat a uvést datum opravy.

Součástí Zprávy o auditu systému řízení jsou formou příloh ostatní související dokumenty/záznamy např. jednotlivé záznamy o neshodě, plán prověrky, kontrolní listy apod..Pokud nebyly zjištěny neshody systému řízení jakosti s certifikačními kritérii a bylo-li navrženo vydat certifikát, zpracuje/doplní vedoucí auditor do zprávy návrh termínu dozoru, případně zpracuje plán dozorových auditů (v návaznosti na smlouvu o kontrolní činnosti, resp. Dodatek této smlouvy) na příští období tak, aby po celou dobu platnosti certifikátu byl průběžně a přiměřeně prověřován soulad všech činností certifikovaného klienta s požadavky certifikačních kritérií.

Pokud byly zjištěny závažné neshody a nebylo doporučeno vedoucím auditorem vydat certifikát, uvede se kromě této skutečnosti do Zprávy o auditu systému řízení po dohodě se klientem a podle závažnosti i termín a rozsah následného prověření systému řízení certifikačním orgánem (dále viz bod 3.8).

3.7 Ukončení auditu

Prověrka systému řízení je ukončena předáním Zprávy o auditu systému řízení klientovi, vedoucí auditor předá Zpráva o auditu systému řízení manažerovi jakosti, popř. zmocněnci vedení pro jakost.

3.8 Opatření k nápravě - následný audit

Certifikační orgán je odpovědný za identifikaci a kategorizaci neshody.

Klient stanoví opatření k nápravě zjištěných neshod a termíny k jejich odstranění, v návaznosti a s respektováním termínu dohodnutém ve Zprávě z auditu systému řízení nebo dle rozhodnutí certifikačního orgánu. Certifikační orgán provede ve stanoveném termínu následný (opakovaný) audit na místě. Pokud není stanoveno manažerem jakosti/ředitelem certifikačního orgánu z objektivních příčin a důvodů jinak, provádí následný audit stejný vedoucí auditor, resp. prověrková skupina (v případě jiných auditorů platí stejný postup jako v bodě 3.4). Následný audit má za cíl posoudit, zda klientem navržená opatření k nápravě byla realizována a jsou-li účinná.

Pokud určený vedoucí auditor opatření k nápravě zhodnotí jako účinné, zapíše tuto skutečnost do příslušného originálu Záznamu o neshodě.Pokud bylo prověření účinnosti nápravných opatření porvedeno na základě zaslaných podkladů od klienta, může vedoucí auditor zazanamenat tuto skutečnost až do zprávy z dozorového auditu. Pokud určený vedoucí auditor opatření k nápravě zhodnotí jako nerealizované nebo neúčinné, vystaví nový formulář Záznamu o neshodě a hodnotí tuto skutečnost jako závažnou neshodu (Dále dle 3.7).

Certifikační orgán po projednání se klientem přeruší/ukončí certifikační činnost a provede vyúčtování vzniklých nákladů.Podrobný postup stanovení termínů, rozsahu a podmínek následného auditu, posouzení účinnosti opatření k nápravě, případné změny kategorizace neshody atd. je stanoven v interním nařízení DQS Czech s.r.o..

3.9 Rozhodování o certifikaci

Kompletní materiály a dokumenty z auditu včetně plánu pravidelných dozorových auditů předá vedoucí auditor manažerovi jakosti, popř. zmocněnci vedení pro jakost , který vše přezkoumá z hlediska věcné i formální správnosti a pokud shledá vše v pořádku, připraví podklady k certifikaci a po uhrazení stanovených nákladů klientem je předá ke schválení řediteli certifikačního orgánu, spolu s návrhem příslušného certifikátu systému jakosti.

Pokud se vyskytly nejasnosti nebo má-li k dokumentaci a materiálům, nebo k certifikačnímu postupu manažer jakosti popř. zmocněnec vedení pro jakost případné výhrady, upozorní na tuto skutečnost ředitele certifikačního orgánu. O vydání certifikátu, pozastavení jeho platnosti, změně, zrušení nebo odmítnutí vydání rozhoduje s konečnou platností ředitel DQS Czech s.r.o., nebo manažer jakosti.

Vždy platí zásada, že:
  • rozhodnutí o vydání/nevydání certifikátu provede osoba, která se nezúčastnila auditu/posuzování
  • certifikát není vydán, pokud nejsou účinně odstraněny všechny zjištěné neshody

Před vystavením certifikátu, pokud tak nebylo stanoveno ve Smlouvě o kontrolní činnosti, uzavře DQS Czech s.r.o. smlouvu o dozoru - zpravidla Dodatek k původní Smlouvě o kontrolní činnosti.

3.10 Vydání certifikátu

Po rozhodnutí ředitele DQS Czech s.r.o. nebo manažera jakosti o vydání certifikátu zajistí manažer jakosti popř. zmocněnec vedení pro jakost vyhotovení tiskopisu certifikátu. Certifikát předá manažer jakosti popř. zmocněnec vedení pro jakost (poštou, osobně) odpovědnému zástupci klienta.

Certifikát se vystavuje v českém jazyce. Pokud si v odůvodněných případech vyžádá klient větší počet vyhotovení, nebo v jiném jazyce, uhradí příslušný poplatek dle ceníku DQS Czech s.r.o. Certifikát, resp. doba platnosti certifikátu je zpravidla 3 roky, pokud není podle situace stanoveno DQS Czech s.r.o. jinak. Jedno vyhotovení certifikátu zakládá manažer jakosti popř. zmocněnec vedení pro jakost spolu s veškerými souvisejícími materiály a dokumenty do příslušné agendy DQS Czech s.r.o. a vede aktuální evidenci.

Certifikační orgán na základě udělení certifikátu a příslušné evidence zajistí pravidelné zveřejnění počtu a obsahu udělených certifikátů včetně identifikace klientů . Pokud certifikovaný subjekt/klient hodlá zachovat kontinuitu certifikace po ukončení certifikačního cyklu, musí podat Žádost o nové prověření minimálně 3 měsíce před uplynutím platnosti certifikátu. Certifikační procedura zahájená na základě nové žádosti a nové Smlouvy pak probíhá podle výše uvedených pravidel v plném rozsahu ověření všech kritérií, s přihlédnutím na předchozí průběh certifikace. Tuto žádost však klient podávat nemusí , pokud již v předcházející smlouvě má doložku o automatickém prodloužení platnosti původní smlouvy.

3.11 Dozor nad certifikovanými subjekty

Dozor představuje činnost certifikačního orgánu, která pro něj vyplývá z ustanovení ISO/IEC 17021 a z akreditačních kriterií ČIA MPA 50-01-0.... Touto činností prověřuje certifikační orgán u klienta, jak zabezpečuje a trvale dodržuje plnění kritérií a závazků podmiňujících certifikaci. V rámci dozorového cyklu se realizují dozorové audity u certifikovaného klienta, podle plánu dozorů zpracovaného vedoucím auditorem. Dozorovým cyklem se rozumí období mezi dvěmi po sobě jdoucími certifikacemi. V průběhu dozorového cyklu prověřuje DQS Czech s.r.o. soulad všech činností klienta s požadavky certifikačních kritérií. Dozor zahrnuje:

1) činnost prováděnou formou dozorových auditů v rámci dozorového cyklu podle předem stanoveného plánu po celou dobu platnosti certifikátu

2) mimořádné dozorové akce, prováděné během dozorového cyklu mimo původní plán dozorových činností (pouze ve zvláštních případech)

První dozorový audit musí být proveden dříve než za 12 měsíců od data vydání certifikátu. Obvyklým intervalem pro uskutečňování dozorových auditů je 12 měsíců. Dozorové audity se obvykle neprovádějí v případě, že certifikovaný klient požádal o pozastavení nebo odejmutí certifikátu. Konkrétní program dozorů je zpracován s ohledem na plány dozorových činností pro jednotlivé certifikované klienty - viz bod 3.9.

Vedoucí auditor sestaví skupinu auditorů a projedná jejich přijatelnost s klientem. Vedoucí auditor oznámí klientovi složení prověrkové skupiny a termín dozorového auditu minimálně 2 týdny předem (nebo je potvrzeno ved. auditorem, pokud klient sám nahlásil připravenost). Hlášeny musí být i mimořádné dozorové akce s výjimkou akcí k šetření důvodnosti podnětů zpochybňujících dodržování certifikačních kritérií a závazků podmiňujících certifikaci, které nemusí být hlášeny. Klient může uplatnit námitky vůči složení prověrkové skupiny nebo termínu dozorového auditu u ředitele DQS Czech s.r.o. nebo managera pro jakost. Provádění pravidelných dozorových auditů je zahrnuto v pravidelných ročních poplatcích držitelů certifikátů.

Ostatní mimořádné akce hradí klient na základě uzavřeného dodatku smlouvy .Mimořádné dozorové akce jsou prováděny v následujících případech:

1) k prověření důvodnosti podnětu zpochybňujícího dodržování certifikačních kritérií a závazků, které podmiňují vydání certifikátu

2) u klientů, kde bylo při mimořádném dozorovém auditu zjištěno nedodržování certifikačních kritérií nebo závazků (např. změna rozsahu certifikace, právní subjektivity, vedoucích pracovníků, postupů, zařízení a podobně)

3) v případě, že certifikovaný klient, kterému byla pozastavena platnost certifikátu žádá o obnovení jeho účinnosti

Veškeré podněty směřující k provedení mimořádného dozorového auditu jsou u certifikačního orgánu DQS Czech s.r.o. evidovány. Skutečnosti zjištěné při dozorovém auditu uvede vedoucí auditor ve Zprávě z dozorového auditu, ze které musí jednoznačně vyplynout, zda certifikovaný klient plní nebo neplní všechna certifikační kritéria a závazky, které byly předmětem posuzování v rámci dozoru. Zprávu z dozorového auditu zpracuje vedoucí auditor na místě u klienta, pokud není dohodnuto jinak nebo nebrání-li tomu jiné překážky. Zpráva z dozorového auditu musí být předána klientovi nejpozději do 2 týdnů od fyzického auditu na místě. Vydání certifikačních dokumentů měnících rozsah, účinnost nebo platnost stávajícího certifikátu musí být vždy předem projednáno s certifikovaným klientem.